Inventarierea patrimoniului nu este o opțiune pentru instituțiile publice, ci o obligație legală fermă, reglementată clar prin legislația financiar-contabilă din România. Cu toate acestea, în practică, foarte multe instituții continuă să realizeze soft inventariere anuală prin metode învechite, consumatoare de timp și predispuse la erori: fișiere Excel disparate, tabele tipărite, note de mână, lipsa trasabilității și imposibilitatea de a demonstra rapid, în cazul unui control, situația reală a bunurilor din patrimoniu.

Într-un context în care controalele Curții de Conturi sunt tot mai riguroase, iar responsabilitatea administratorilor de patrimoniu este una personală și directă, digitalizarea procesului de inventariere devine nu doar o soluție modernă, ci o măsură de siguranță instituțională.

Cadrul legal: ce spune legea și de ce inventarierea nu poate fi tratată superficial

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii este reglementată explicit de:

• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare
• Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2861/2009, privind normele de organizare și efectuare a inventarierii
• Reglementările contabile aprobate prin ordinele succesive ale Ministerului Finanțelor

Conform acestor acte normative, administratorii de patrimoniu au obligația de a asigura evidența reală, completă și actualizată a bunurilor, inclusiv identificarea diferențelor dintre situația scriptică și cea faptică, evaluarea deprecierilor și documentarea clară a fiecărui element inventariat.

Inventarierea nu înseamnă doar „bifarea” unei obligații anuale. Ea presupune:

• identificare unică a bunurilor
• localizare exactă
• asociere cu gestiuni și responsabili
• evidențierea valorilor contabile
• documentarea diferențelor și a deprecierilor

Toate aceste cerințe sunt dificil de îndeplinit corect prin metode manuale.

Problemele reale întâlnite în instituțiile publice

Implementarea de soluții software pentru soft inventariere poate face acest proces mai eficient și mai puțin predispus la erori.

În acest context, adoptarea unor soluții precum soft inventariere poate facilita procesul și reduce semnificativ erorile.

În practică, majoritatea instituțiilor se confruntă cu aceleași dificultăți recurente. Inventarierea durează foarte mult, implică personal din mai multe compartimente și blochează activitatea curentă. Bunurile sunt mutate între birouri, depozite sau sedii fără o evidență clară. Listele nu sunt actualizate în timp real, iar la finalul inventarului apar diferențe greu de justificat.

De multe ori, nu există:

• poze atașate bunurilor
• istoricul modificărilor
• dovada clară a locației
• corelare între obiectul fizic și poziția contabilă

În cazul unui control, aceste lipsuri devin vulnerabilități majore pentru instituție.

Digitalizarea inventarierii – soluția logică și sigură

Digitalizarea procesului de inventariere înseamnă transformarea unei activități birocratice într-un sistem clar, verificabil și auditat.

Un software de inventariere dedicat instituțiilor publice permite:

• evidența completă a mijloacelor fixe și obiectelor de inventar
• identificare prin coduri de bare unice
• scanare rapidă cu cititoare dedicate
• atașare fotografii pentru fiecare bun
• localizare pe gestiuni, camere, sedii
• generarea automată a rapoartelor cerute de legislație

Inventarierea nu mai este un proces anual haotic, ci o activitate controlată, documentată și permanent actualizată.

Aplicația de inventariere STOREWEB – gândită pentru instituții publice

Soluția de inventariere dezvoltată de STOREWEB RO GROUP este concepută special pentru mediul instituțional, respectând în totalitate cerințele legale și procedurale aplicabile sectorului public.

Aplicația permite inventarierea tuturor bunurilor de natura:

• mijloacelor fixe
• obiectelor de inventar
• altor categorii patrimoniale specifice instituțiilor

Pentru fiecare element inventariat se pot înregistra:

• denumirea
• numărul de inventar
• gestiunea
• valoarea contabilă
• locația exactă
• fotografia bunului
• observații și starea la momentul inventarierii

Rapoarte conforme și ușor de prezentat la control

Un avantaj esențial pentru instituțiile publice este capacitatea aplicației de a genera rapoarte standardizate, conforme cu cerințele OMFP 2861/2009.

• liste de inventar
• rapoarte detaliate pe gestiuni
• diferențe între stoc scriptic și faptic
• evidențierea valorilor și a deprecierilor
• situații centralizate pentru comisiile de inventariere

Toate rapoartele pot fi exportate și arhivate, fiind ușor de pus la dispoziția organelor de control.

Multiuser, securizat, adaptat structurii instituționale

Aplicația este multiuser, cu autentificare pe bază de utilizator și parolă și cu posibilitatea de alocare a drepturilor în funcție de rolul fiecărui angajat. Astfel, fiecare compartiment are acces doar la informațiile relevante, iar modificările sunt controlate și trasabile.

Sistemul poate fi utilizat simultan în mai multe puncte de lucru, inclusiv în locații diferite, cu posibilitate de conectare securizată.

Implementare completă și livrare rapidă

STOREWEB oferă nu doar software-ul, ci un pachet complet de inventariere electronică, care poate include:

• aplicația software în cloud
• terminale portabile de scanare coduri de bare
• imprimante pentru etichete
• etichete autocolante
• instruirea personalului
• suport și mentenanță

Termenul de implementare este de regulă de maximum 21 de zile lucrătoare, ceea ce permite instituțiilor să se încadreze ușor în calendarul anual de inventariere.

Achiziție simplă prin SEAP

Pentru instituțiile publice, un aspect esențial este posibilitatea achiziției prin SEAP. Soluția STOREWEB este încadrată corespunzător din punct de vedere CPV și poate fi achiziționată transparent, conform procedurilor legale.

Aceasta facilitează procesul administrativ și reduce semnificativ timpul necesar inițierii achiziției.

De ce inventarierea digitală nu mai poate fi amânată

În contextul actual, inventarierea manuală nu mai oferă siguranță, nici pentru instituție, nici pentru persoanele responsabile de patrimoniu. Digitalizarea nu înseamnă doar eficiență, ci protecție legală, trasabilitate și control real asupra bunurilor publice.

O instituție care știe în orice moment:

• ce bunuri are
• unde sunt
• cine le gestionează
• care este valoarea lor reală

este o instituție pregătită pentru audit, control și administrare eficientă.

Solicitați documentația pentru achiziție

Instituțiile interesate pot solicita:

• descriere tehnică completă
• documentație pentru achiziție prin SEAP
• deviz estimativ
• consultanță pentru implementare

Această soluție nu doar că optimizează procesele interne, dar asigură și conformitatea cu reglementările în vigoare. Implementarea platformei STOREWEB va permite instituțiilor să gestioneze patrimoniul într-un mod transparent, reducând riscurile asociate cu gestionarea ineficientă a bunurilor. Adopția acestei tehnologii este esențială pentru a răspunde provocărilor contemporane și pentru a garanta un control riguros asupra activelor publice. Astfel, tranziția către inventarierea digitalizată devine nu doar o opțiune, ci o necesitate imperativă.